Arsip adalah suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan, masyarakat, atau bangsa.
Kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi, dari mulai penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya.
Suatu catatan dikatakan arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1. Mempunyai arti
2. Masih mempunyai kegunaan
3. Disimpan dengan teratur.
Pengertian arsip menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 bab 1 pasal 1 bahwa yang dimaksud dengan arsip yaitu :
1. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Sedangkan pengertian arsip menurut para ahli :
1. The Liang Gie mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Hal-hal yang perlu diperhatikan lingkup kearsipan atau disebut juga tata kearsipan (record management) meliputi enam kegiatan utama yaitu:
1. Penciptaan arsip/warkat
2. Pemiliha arsip/warkat
3. Pengendalian arsip/warkat
4. Penyimpanan arsip/warkat
5. Perawatan arsip/warkat
6. Pemusnahan arsip/warkat
a. Menurut Milton Reilzfeld, kegunaan arsip yaitu :
1. Values for administrative use
2. Values for legas use (nilai-nilai kegunaan hukum)
3. Values for fiscal use (nilai-nilai kegunaan keuangan)
4. Values for policy use ( nilai-nilai kegunaan politik/kebijakan)
5. Values for historical use (nilai-nilai keguanaan sejarah)
6. Values for research use (nilai-nilai kegunaan penelitian)
b. Menurut Ensiklopedia administratif yaitu
1. Guna informatoris
2. Guna yuridis
3. Guna historis
4. Guna ilmiah
2.2 Sistem Kearsipan
Pada dasarnya kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.
Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :
1) Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System)
2) Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system )
3) Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling system)
4) Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system)
5) Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)
Dari ke lima sistem kearsipan diatas kami akan mencoba untuk memperdalam penjelasan mengenai Kearsipan sistem Subject( Subject filling system).
Subjectical filling
Sistem ini merupakan salah satu sistem penataan arsip berdasarkan kegiatan yang berkenaan dengan masalah yang berhubungan dengan perusahaan. Langkah pertama yang harus dilakukan dalam melaksanakan sistem subjek atau perihal adalah menemukan terlebih dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam satu harinya, setelah itu kemudian dibuatkan daftar indeksnya.
Berikut ini merupakan salah satu contoh daftar indeks arsip berdasarkan perihalnya :
Tabel diatas dapat dijelaskan bahwa arsip yang berkodekan :
1. OP merupakan kumpulan-kumpulan surat yang berhubungan dengan operasi dan
pemasaran, dimana kode surat yang berkodekan op mempunyai sub subjek yaitu
dari op 1 sampai dengan op 4 karena surat masuk yang berkodekan Op sangat banyak sehingga di perlukan pemecahan-pemecahan kata tangkap.
2. KP merupakan kumpulan surat yang berhubungan dengan data-data pegawai dan
segala sesuatu tentang pegawai, yaitu dengan melakukan pemecahan-pemacahan kode indeks
karena banyaknya pegawai yang ada.
3. AP merupakan kumpulan surat yang berhubungan dengan anggaran atau
permodalan yang ada, pada hal ini pemecahan kode indeks tidak perlu dilakukan karena tidak
begitu banyaknya surat yang masuk.
4. KEU merupakan kumpulan surat yang berhubungan dengan laporan-laporan
keuangan yang terjadi, kode indeks
keuangan tidak ada pemecahan ke dalam sub subjek karena dengan menggunakan
subjek surat yang masuk masih tertampung.
5.LOG merupakan kumpulan surat yang berhubungan dengan peralatan-peralatan
yang dipergunakan pada bagian adminstrasi, dalam pengindeksan tidak melakukan pemecahan ke dalam sub subjek karena surat yang berhubungan dengan logistik volume suratnya tidak banyak.
6.SE merupakan kumpulan surat yang berhubungan dengan edaran atau undangan
pada seluruh pegawai, subjek ini tidak di kelompokkan lagi
kedalam sub subjek karena volume suratnya yang tidak banyak.
7.IL merupakan kumpulan surat yang berasal dari lingkungan.
Kata tangkap ini tidak di lakukan pemecahan karena volume surat yang masuk
tidak terlalu banyak.
Setelah kegiatan mengindeks, selanjutnya dilakukan pengarsipan itu sendiri. Langakah-langkah pengarsipan itu adalah :
1. Memeriksa dan Membaca
Memeriksa dan membaca isi sangat penting karena untuk mengetahui isi surat, untuk mengetahui
inti permasalahannya dan kepada siapa surat itu ditujukan agar surat dapat langsung dibaca dan dapat langsung segera dibalas apabila surat tersebut merupakan surat yang ditindak lanjuti.
2. Penggandaan
Pencatatan ke dalam buku agenda merupakan suatu kegiatan pengarsipan yang
dilakukan oleh bagian administrasi dimana pencatatan ke dalam perum pegadaian dimana pencatatan ke dalam
1. Memeriksa dan Membaca
Memeriksa dan membaca isi surat yang dilakukan oleh bagian administrasi perum
pegadaian sangat penting karena untuk mengetahui isi surat, untuk mengetahui
inti permasalahannya dan kepada siapa surat itu ditujukan agar surat dapat
langsung dibaca dan dapat langsung segera dibalas apabila surat tersebut
merupakan surat yang ditindak lanjuti.
2. Pengagendaan
Pencatatan ke dalam buku agenda merupakan suatu kegiatan pengarsipan yang dilakukan oleh bagian administrasi perum pegadaian dimana pencatatan ke dalam buku agenda setelah surat diterima, di baca, dan diketahui inti permasalahannya dan apabila perlu ditindak lanjuti bisa langsung segera di jawab atau dibalas.
Contoh buku agenda surat
Keterangan :1. Nomor urut, merupakan nomor dimana nomor tersebut berdasarkan surat pertama masuk sampai dengan terakhir
2. Tanggal terima, tanggal surat masuk diterima
3. Nomor surat, digunakan berdasarkan nomor pengiriman surat
4. Tanggal surat, digunakan berdasarkan tanggal surat dibuat
5. Lampiran, digunakan apabila ada banyak hal yang akan diungkapkan
6. Hal, digunakan untuk lebih memperjelas isi surat
7. Menunjuk surat terdahulu, digunakan apabila ada surat sebelumnya
8. Dikirim Ke, digunakan surat akan dikirimkan kepada siapa
9. Menunjuk surat berikutnya, digunakan apabila surat akan dikirim kembali
10. Keterangan, digunakan apabila diperlukan
3. Mengindeks
Mengindeks yaitu mengelompokkan kode-kode untuk dijadikan kata tangkap,
seperti contoh diatas kata tangkap yang digunakan
yaitu seperti pada arsip kepegawaian, surat yang isinya mengenai data diri
pegawai, kenaikan pangkat pegawai, gaji pegawai, dan semua hal yang
berhubungan dengan kepegawaian memiliki kata tangkap SDM yang berarti
sumber daya manusia atau kepegawaian.
4. Pengkodean
Pengkodean merupakan pekerjaan memberi tanda, pemberian tanda yang dilakukan yaitu dengan menambahkan cap tanggal kapan surat itu diterima.
5. Mengklasifikasi
Mengklasifikasi merupakan pekerjaan mengelompokkan sejumlah pokok
masalah.
6. Penyimpanan Surat
Penyimpanan surat dilakukan setelah surat di baca, diketahui inti
permasalahannya, di beri cap tanggal sesuai dengan kapan surat itu masuk, di
catatat ke dalam buku agenda setelah itu surat dapat langsung di simpan sesuai
dengan daftar indeksnya dan disimpan sesuai dengan ordner yang sesuai dengan
daftar indeksnya.
Semoga Bermanfaat......
:.